Aile veya Patron Şirketlerinde Kurumsallaşma

Bugün ülkemizin en önemli sorunlarından biri de patron veya aile şirketlerindeki yönetim sorunlarıdır. Bu kadar sorun varken bunun bir sorun olmadığını düşünüyor olabilirsiniz ama ekonomi açısından baktığınızda ne demek istediğim daha iyi görebilirsiniz ancak.

Ülkemizdeki aile veya patron şirketlerinin milli gelirdeki payı %90 ve bu oldukça yüksek bir oran. Dolayısı ile bu şirketler iş hayatında çok önemli bir yer tutuyor ve en çok istihdamı gene bu şirketler yapıyorlar. Yani eğer bu şirketler kurumsallaşabilirse hem kendilerini hem de ülke ekonomisini büyütebilecekler demektir.

Şöyle bir soru sorulabilir elbette; "iyi de her şirket bir patron ya da bir aileye ait değil mi zaten?" bu soru doğru ve haklı bir soru, benim burada altını çizmeye çalışacağım konu bu şirketlerin yönetimsel sıkıntılar kaynaklı "yeterince" büyüyememesi ve devamlılıklarının yani ömürlerinin çok kısa olması olacak. Evet her şirket öyle ya da böyle bir kurucu ya da kurucular üzerinden başlıyor fakat çok azı "yönetimde profesyonelliği" yakalayarak devamlılığı yani uzun ömürlü olmayı sağlayabiliyorken, büyük kısmı ne yazık ki çok iyi "iş üretme becerileri"ne sahip olmalarına rağmen "şirket yönetim becerileri"nden uzak olduklarından tıkanıp kalıyor ve daha fazla direnemeyip zamanla kapanma noktasına geliyorlar.

Yani bu şirketler, "yönetimde profesyonellik" veya "şirket yönetim becerileri" dediğimiz KURUMSALLAŞMAya maalesef bilerek veya bilmeden mesafeliler.

Dolayısı ile ve ne yazık ki rakamlara da aile şirketlerinin ortalama ömrü 25 yıl olarak yansıyor. Yani, dünya ile rekabet edebilecek markalarımızın sayısını artırabilecekken maalesef "kurumsallaşmaktan uzaktı" yazılı mezar taşlarımızın sayısını çoğaltıyoruz. Böylelikle hem para kaybediyor hem de işsizliğe biraz daha katkıda bulunuyoruz.

Gelin bunu destekleyen rakamlara bakalım biraz;

Türkiye'deki aile şirketlerinin %38 birinci, %47'si ikinci, %13'ü üçüncü ve sadece %2'si dördüncü kuşak tarafından yönetiliyor. Yani sürekliliği olan ve bir sonraki kuşaklara aktarılabilen şirketler kurumsallaşan şirketler oluyor sadece.

Ülkemizde Koç, Sabancı, Ülker, Eczacıbaşı'da bir aile şirketi ama bu şirketler kurumsallaşma yolunda adım atan ve bu yolda dünyayı yakinen takip ederek sürekli gelişim sağlayan şirketler aynı zamanda.

Bu arada, aile veya patron şirketi derken neyi kastettiğimi tanımlamanın vakti geldi sanırım.

Aile veya patron şirketi; şirket yönetiminin ve yetkilerinin aile fertleri veya sadece bir kişinin elinde olmasıdır.

"İyi de bu böyle olmalı değil mi zaten?" diyebilirsiniz. Sorun şu; eğer şirket çağın gereklilikleri doğrultusunda yönetilmezse yani kurumsallaşmaz ise bahsettiğim rakamlardan da görüleceği üzere kısa ömürlü oluyor, oysa bu şirketler para kazanmak ve büyümek için kurulmuştu vakti zamanında.

Dolayısı ile şunu rahatlıkla söyleyebiliriz aile ve şirket bir arada olamaz. Çünkü aile, doğası gereği duygusallık temellidir, şirket ise para kazanmaya yani akla ve mantığa dayalıdır. Bu ikisi kurumsallaşmadan bir araya geldiğinde kavramlar ve frekanslar karışmaya başlar.

Buradan hareketle "neden bu şirketler kurumsallaşmıyor?" diyebilirsiniz doğal olarak.

Cevabı ise oldukça basit, çünkü kurumsallaşmak denen şey bilinmiyor veya korkular kaynaklı kurumsallaşmaya mesafeli yaklaşılıyor. Kurumsallaşmayı bilmemek bu şirketlerin kabahati değil tabiki, bu sadece ülkemizin bu konuda yeterince farkındalık seviyesinde olmamasından kaynaklı bir durum. Bu şirketler gayet başarılı insanlar ve aslında zoru başarmış kişiler, onlarca insana iş vermek ve yıllarca zor şartlara rağmen ayakta kalabilmek her babayiğidin harcı değil. Dolayısı ile, eğer farkındalık oluşturulursa kurumsallaşacaklarından da şüphem yok. Çünkü kimse şirketinin göz göre göre erimesine ve yok oluşa gitmesine seyirci kalmak istemez ve kalamaz.

Kurumsallaşmayı gerçek manada bilmiyor veya mesafeli duruyor olmalarının bir çok sebebi var, bunları şöyle sıralayabilirim;

• Korkular; Eğer kurumsallaşma sürecine girilir ve iyi yönetilemezse aile bireylerinin ya da patronun otoritesinin veya itibarının kaybedileceğinden korkuluyor olması kurumsallaşmaya mesafeli durulmasını hatta bu kavramdan hiç hoşlanılmıyor olmasını da beraberinde getiriyor ne yazık ki.

• Yönetimin profesyonellere devri; Bunca emek ve çaba ile oluşturulmuş şirketi birilerine hele bir de dışardan gelmiş yabancılara devretmek bazen kabus gibi görülebiliyor patronlara, oysa kurumsallaşmak tası tarağı profesyonellere bırakıp gitmek demek değildir. Aksine yönetim kadrosunu profesyoneller ile oluşturup düzenli takip ve toplantılarla onları ve işlerini yönetmek ve denetlemektir.

• Maliyetler; Kurumsallaşmak için çok para harcanması gerektiğine dair bir inancın var olması, bu süreci en çok baltalayan ciddi bir korku oluyor maalesef. Bunun bir maliyeti olacak evet hem de ciddi bir maliyeti olacak, burada cevaplanması gereken ilk soru şu; "hangi yatırım maliyetsizdir? ve bedel ödenmediği hangi işe sahip çıkar insanoğlu?". Diğer soru da şu; "geleceğe dair bir şeyler bırakmak istiyorsak bu sadece parasal bir miras mı olmalı, yoksa sistemi oturmuş ve kim gelirse gelsin çarkları dönen kurumsal bir şirket mi olmalı?" unutmamalıdır ki, insan sonsuzluk arayışında olan bir canlıdır ve dolayısı ile ancak kurumsal bir şirket, kurucusunun ismini bir sonraki nesillere taşıyabilir.

• Tükenmişlik; Aile bireyleri hele de oğullar artık kurucu babaların / patronların bitmek tükenmek bilmeyen şikayet ve mükemmelliyetçi yaklaşımlarına yetişebilmek için adeta başsız tavuk gibi nefeslerini heba etmekte ve doğal sonuç olarakta tükenmişlik yaşamaktalar. Netice bu olunca, "bizden bir şey olmaz" yaklaşımı, yani "biz değişmeyiz, değişsek bile eskiye döndürmek için uğraşır eskiler ve ellerinden geleni artlarına koymazlar" görüşü hakim görüş oluyor ne yazık ki. Oysa bu durum aslında gene korkular kaynaklı bir sonuçtur, kurucu babalara süreci, tüm yönleri ile izah etmek, anlatmak ve olası tehdit ve gelişim alanlarından dem vurmak ve bunun bilimsel idraki için swot analizi yapmak çözüm olacaktır. Aslında, esas risk tükenmişliktedir, yani bu tükenmişlik ayrılmalara ve kopmalara yol açar ve şirket kendi canavarını kendisi gene kendi elleri ile oluşturmuş olur. Rakiplerle uğraşırken bir de aileden birinin ayrılıp benzer bir şirket kurması tüm denklemi alt üst edecektir. O yüzden bu raddeye gelmeden "birlikte bereket ve kuvvet vardır" diyerek kurumsallaşılması ve şirketin değerinin artırılması aslında herkesin kendini iyi hissedebileceği ciddi bir fırsattır.

• Kurucu Patronun Kendini Yetersiz ve Yeteneksiz Hissetmesi; Bu madde çok ama çok önemlidir, çünkü bu insanlar tabiri caizse tırnakları ile bir şirket kurmuş bugünlere getirmiş ve ayakta tutmuşlardır. Bu hiç de azımsanacak bir iş değil aksine ciddi bir başarıdır, bunun ne demek olduğunu ancak iş kuranlar bilirler, gerçekten çok zor, ağır ve stresli bir meslektir patronluk. Ay sonunu düşünmek ve maaşları nasıl ödeyeceğim stresi ciddi bir yüktür, tüm bunlardan çıkıp ciro ve karlılık sağlayan bir şirket olmak ise kelimenin tam anlamı ile başarıdır. Dolayısı ile kurumsallaşmayı, kurucu babanın / patronun artık işi yönetemez hale geldiği için başka bir yöntem arayışı gibi değerlendirmek oldukça yanlıştır. Aksine kurumsallaşmak patronun girişimci kafasını, yani aklını rahata çıkarmak ve o girişimci kafadan daha çok yararlanmayı amaçlamaktır. Kurumsallaşma, patronu çaycının maaşı ile uğraştırmaz yormaz ve hırpalamaz. Aksine, patrona orkestra şefliği payesini vererek profesyonelleri yönetmesini sağlar. Böylelikle, kurumsallaşma öncesi patron kendi kendini denetlemezken, kurumsallaşma sonrası patron şirket yönetimini denetler ve bu durum gerçek bir yönetim iradesi ortaya koyduğu için iç tatminini yani mesleki tatmini de yaşatır.

Hadi gelin şimdide bu şirketleri kategorize edelim;

1. Yeni kurulan şirketler

2. Rüştünü ispat etmiş ve büyümeye başlamış şirketler

3. Kafası karışmış ve çıkış arayan şirketler

4. Tekamül etmiş ve olgunluğa ermiş şirketler

Bu dört gruptan ilki diyor ki; "Ben yeni kuruldum kurumsallaşmaya gelmeden evvel önce para kazanmam lazım, şimdi bunun için masrafa girecek yeterli finansalım bile yok, hatta ekibim bile daha yeni." oysa bir iş nasıl başlarsa öyle gidiyor genellikle.

İkinci gruptakiler ise; "Çok iş var, bu kurumsallaşmaya ayıracak vakit yok hazır su akıyorken kovaları dolduralım hele, sonra bakarız o işlere" oysa su akıyor iken geleceğe dair önlem almak ve kurumsallaşmak sular azalınca yeni su kaynaklarını nerede olabileceğini de bilmektir esasında.

Üçüncü gruptakiler ise; "kurumsallaşmak şirketi ayakta tutacak mı gerçekten, bu işlere çok para verip ya karşılığını alamazsam" oysa bunu denemeden görmek mümkün değil, ve eğer gerekli ve yeterli inanç ve irade ile başlanırsa başarı da gelecektir.

Dördüncü gruptaki şirketlere ise zaten sözüm yok, çünkü onlar çoktan kurumsallaşmış şirketler.

Kanaatimce, ilk 3 grup ne yapıp edip kurumsallaşmaya adım atmalı, aksi halde hayalleri bir sonraki nesle taşımak oldukça zorlaşacaktır.

Evet sırası geldi, şimdi kurumsallaşmayı tanımlayabilirim.

Kurumsallaşma; patrondan ya da aile fertlerinden tüm yönetim ve yetkiyi alarak profesyonellere bırakmak veya devretmek değildir. Aksine işi, işin uzmanları ile dirsek temasında çalışarak, yani işletmeyi çağın gereklilikleri doğrultusunda yönlendirmek ve yönetmektir. İşletmenin geleceğini ve yönetimini etkileyen politika, kural ve kanunları belirlemektir KURUMSALLAŞMA. Başka bir deyişle, işletme içerisinde kararların nasıl alınacağı ve nasıl uygulanacağının belirlenmesi ve kayıt altına alınmasıdır. Yani şirketin, başı sonu belli tam bir SİSTEM dahlinde yönetilmesidir.

Kurumsallaşma, aile ya da patron şirketini geleceğe taşır. Örneğin ciddi devletler kurumsallaşmaya çok büyük önem verdikleri için yüzyıllarca ayakta kalır ve kalmaya devam ederler, hatta kendi içlerindeki birimleri bile kurumsallaştırırlar örneğin askeriye gibi. Ciddi devlet kurumlarında her şey nettir ve kişilerden bağımsızdır.

"Kurumsallaşınca ruhumuzu kaybeder miyiz?" diye bir soru akla gelebilir. Cevabı oldukça basit ve HAYIR KAYBETMEYİZ, aksine ergenlikten çıkıp yetişkin ve olgun bir aile şirket oluruz;

• Dedikodu kazanı; kurumsallaşma ile beraber şeffaf ve adil bir yönetim sayesinde dedikodu kültürü önlenmiş olur.

• Duygusal aşırılıklar; kurumsallaşma ile beraber profesyonellik oluşacağından duygusal tepkimeler sıfıra indirgenir.

• Patrona her an ulaşabilir olma; kurumsallaşma ile beraber buna gereksinim azalır, çünkü yönetim kadrosu bu talebi karşılar, dolayısı ile güler yüzü ve işlerin altında ezilmeyişi ile çok daha fazla motivasyon sağlayan bir patron kimliği oluşur.

• Patrona yakınlığın suistimali; kurumsallaşma ile, patronla ilişkisi iyi olan değil performansı iyi olan çalışanlar değerli hale gelir.

• Plansız ani karar alma ve uygulama; kurumsallaşma ile beraber panik temelli problemler azalır, yani acelecilik kaynaklı hatalar azalacağından müşteri şikayetleri dolayısı ile müşteri kayıpları azalır.

• Denetimsizlik; kurumsallaşma ile beraber, patron ve aile bireyleri dahil herkes denetlenir hale gelir, böylelikle güven ortamı adaletle sağlanmış olur ve finansal harcamalar kontrol altına alındığından şirket karlılığına ciddi katkı sağlanır.

• Aile bireylerinin kararlara müdahalesi; kurumsallaşma ile beraber aile bireylerinin kararları şirketi direkt etkileyemez çünkü herkesin yetki alanı tayin edilmiş ve sınırlandırılmıştır.

• Aile bireylerinin işe küsmesi; kurumsallaşma ile beraber, büyümeyeceği ya da büyüse bile kendine yer bulamayacağını düşünen aile bireyleri ayrılmak yerine şirkette kalmaya motive olur ve rol almak için eksiklerini kapatma yoluna giderek şirkette uygun pozisyonlara aday olurlar.

• Her şeye müdahale eden aile bireyleri; kurumsallaşma ile beraber, sınırsız yetkiler daraltılır ve yöneticilere atanır, böylelikle çalışanlarda "amir kim" kafa karışıklığı önlenmiş olur.

• Kapalı ve kapılar ardından gizemli haller; Sorunlar patronlar ya da aile bireyleri arasından değil, yöneticiler ile çözüme kavuşturulur.

• Görülmeyen patroniçeler; kurumsallaşma ile beraber, patron eşleri ya da annelerin şirket üzerindeki etkisi minimize edilir.

• Hevessiz varisler; kurumsallaşma ile beraber, kurucuların hayalleri gerçeğe yaklaşır ve varislerin (oğullar ya da torunlar) hedefsizlikleri ve veya hevessizlikleri yerini yeni girişimlere bırakır.

• İşten kaçırılan profesyoneller; kurumsallaşma ile beraber, pazarlama, finans, insan kaynaklarını gibi pozisyonlara alınan işin uzmanı profesyoneller yıldırılmak ve kaçırtılmak yerine arkalarındaki sağlam iradeyi görerek kalıcı olur ve şirkette kendilerine dair gelecek görürler, böylelikle şirket gelecek hedeflerine bir adım daha yaklaştırılmış olur.

• Haleflik tartışmaları; kurumsallaşma ile beraber, büyük patrondan sonra kimin başa geçeceği hissi duygular ve aile bağları ile değil liyakat ile ölçülerek kararlaştırılır, dolayısı ile bu durum şirkete ivme kazandırır.

Tabi tüm bunları yapabilmek için öncelikle sağlam bir mütabakat metninin, anayasasının aile bireyleri veya patron/lar ile konuşulmuş ve imzalanmış olması olmazsa olmazlardandır.

Gelelim bu kadar güzellemesini yaptığımız "KURUMSALLAŞMA SÜRECİNDEKİ ÖNEMLİ MADDELER":

Daha önce bahsettiğim gibi ilk adım mutabakat metni yani anayasanın hazırlanmasıdır. Yönetim, İlişkiler, Yetkiler, Sorumluluk Alanları, Liyakat İlkesi (adama göre iş değil, işe göre adam) ve Denetlenebilirlik konuları tüm detayları ile konuşulmalı ve metne dair tüm tarafların mutabakatı sağlanmalıdır. Bu yapılmadığı takdirde dünyanın en iyi yönetim danışmanı, CEO'su dahi gelse dahi başarı asla sağlanamaz.

• Üretim, Satış, Satınalma, Finans, Pazarlama, Lojistik, Bilgi Teknolojileri gibi alanlara gerçek profesyonellerin alımı.

• Bu profesyonellerin önünün açılması, arkalarında durulması ve ikinci sınıf yönetici muamelesi görmemelerinin sağlanması.

• Güvensizlik oluşturur kaygısı ile denetim mekanizmasının (iç kontrol ekibi ve bağımsız denetim) engellenmemesi, aksine amacın hata aramak yerine gelişim alanlarının belirlenmesi olduğunun vurgulanması.

• Şirket kasası ile aile kasasının ayrılması. Çalışan her aile üyesine maaş bağlanması ve herkes gibi muamele görmesi.

• Şirket karının şirket yatırımlarına ayrılması, aile refahı için harcamalar yapılmaması (ev, araba, yazlık).

• Üçer aylık dönemlerde yönetim değerlendirme toplantılarının yapılması. Gelir Gider Raporlaması, Satış, Stok ve Karlılık Raporlamalarına ciddi özen gösterilmesi.

• Çalışan maaşlarının adil ve ölçülebilir bir performans değerlendirme sistemine göre belirlenmesi ve mümkünse sektördeki en iyi maaşların verilmesi.

• Yönetim kurulunun kurulması, patronların gündelik işi değil bu kurulu yönetmesinin sağlanması. Bu kurula moderatör olması ve hesap sorulabilirlik adına etkin bir yönetim danışmanının dahil edilmesi.

• Yöneticilerin ayda bir takip ve değerlendirme toplantıları yapması.

• ERP, Bütçe / Harcama Takip, CRM, Akıllı Raporlama Sistemleri, İK Sistemleri gibi sistemlerin kurulması.

• Çalışma ortamının üretkenliği ve verimi artıracak şekilde dizayn edilmesi.

• Tüm çalışanlar arasında kısa vadeli düşünme yerine sistemsel ve stratejik düşüncenin yaygın hale getirilmesi. "Günü kurtar yat değil, geleceği planla ve yorulma" prensibinin vurgulanması ve oturtulması.

Tüm bu süreçlerin kurgulanması, hayata geçirilmesi, yönetimi, geliştirilmesi ve gelecek stratejilerinin belirlenmesi için YETKİN BİR YÖNETİM DANIŞMANI ile mutlaka çalışılmalıdır. Aksi halde sürdürülebilirlik probleminin yaşanması oldukça olasıdır.

Bu aşamada stratejiyi, iyi anlaşılması bakımından tanımlamak gerekir.

STRATEJİ, sadece yeni ürünler, yeni satış kanalları, yeni atılımlar demek değildir. Strateji aynı zamanda, kurulan yapının gelişimi ve sürekliliği için aile bireyleri, patron/lar ve çalışanların sürekli gelişiminin sağlanmasıdır. Çünkü gelecek bu insanların üzerinden inşaa edilecektir. Bu sebeple sürekli ve düzenli bir eğitim takvimini izlemek ve uygulamak kaçınılmaz olacaktır. Hatta birçok eğitime ailenin şirkette olmayan bireylerinin de katılımı sağlanmalıdır (anneler, eşler vs).

Unutulmamalıdır ki, KURUMSALLAŞMA SÜRECİ sihirli bir değnek değildir. Aksine meşakkatli, uzun, yorucu bir yolculuktur ve sonuçlar aldıkça da keyfine doyulmaz bir süreçtir.

Bu sürecin arkasına inanç ve irade koyduğumuzda ise hedeflere eninde sonunda ulaşılır.

O yüzden şu basit soruya cevap vermektir aslolan; kurumsallıktan uzak, şirketi tek başıma ayakta tutacağız diye efor sarf etmek mi, yoksa kurumsallaşarak geleceğe yürümek mi istiyoruz? Seçim sizin...